A empresa fechou o mês com um faturamento que, um ano atrás, parecia distante. O contador comentou, de passagem, que talvez fosse hora de olhar para o regime tributário de novo. E o dono da empresa, que abre o DAS todo mês sem pensar muito nisso, se pega sem saber se ainda está no regime certo.
Trocar de regime não é uma conta que se resolve olhando só a alíquota. Antes de qualquer migração, vale entender quais sinais pedem essa reavaliação, o que muda de fato no cálculo do imposto e quais números da própria empresa precisam estar reunidos antes de decidir.
Quando vale parar e reavaliar o regime tributário?
Três sinais indicam que vale reavaliar: a empresa se aproximar do teto do Simples Nacional, crescer rápido o suficiente para passar desse teto, ou mudar a folha de pagamento a ponto de alterar a faixa de alíquota mesmo sem sair do regime.
O teto do Simples Nacional é de receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões, a empresa já precisa recolher ICMS e ISS separadamente, por fora do DAS, segundo a Receita Federal. Se o faturamento ultrapassar o teto, o tamanho do excesso muda o prazo: até 20% acima, a exclusão do Simples só vale a partir do ano seguinte; acima de 20%, a exclusão é imediata.
Há também um sinal que não depende de crescer: contratar mais gente, ou menos, altera o fator R, a razão entre folha de pagamento e faturamento. Para empresas de serviço, essa mudança pode empurrar a alíquota para uma faixa diferente mesmo sem sair do Simples, o que já é motivo para revisar os números.
O que muda de um regime para o outro, na prática?
No Simples Nacional, o imposto sai numa guia única, o DAS, com alíquota progressiva por faixa de faturamento. No Lucro Presumido, a Receita Federal presume um percentual de lucro sobre a receita e cobra o imposto sobre essa base, não sobre o lucro real da empresa.
No Simples, a alíquota e a faixa dependem do anexo da lei que corresponde à atividade da empresa. No Lucro Presumido, a lógica é outra: a Receita Federal fixa um percentual de presunção de lucro sobre a receita bruta, 8% para comércio e indústria, 32% para prestação de serviços em geral, e é sobre essa base presumida que incidem o IRPJ e a CSLL. Além disso, PIS, Cofins e ISS (ou ICMS, no comércio) saem da guia única e passam a ter apuração própria, separada.
Por que o fator R pode pesar tanto para quem presta serviço?
O fator R é a razão entre a folha de pagamento e o faturamento dos últimos 12 meses. Quando essa proporção chega a 28% ou mais, empresas de serviço saem do Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%, e entram no Anexo III, com alíquota inicial de 6%.
O detalhe que costuma passar despercebido é que esse cálculo é refeito todo mês, sempre com base no acumulado dos últimos 12 meses. Isso significa que, se o faturamento cresce mais rápido que a folha, o fator R cai e a empresa pode voltar ao Anexo V mesmo sem trocar de regime. Essa oscilação dentro do próprio Simples costuma ser o primeiro indício de que vale olhar também para o que existe fora dele.
Que números a empresa precisa ter em mãos antes de decidir?
Antes de comparar regimes, reúna quatro números: faturamento dos últimos 12 meses, folha de pagamento do mesmo período, margem de lucro real da operação e a projeção de crescimento para o próximo ano.
O faturamento dos últimos 12 meses mostra a distância até o teto de R$ 4,8 milhões e até o sublimite de R$ 3,6 milhões. A folha de pagamento do mesmo período permite calcular o fator R atual e simular como ficaria a conta no Lucro Presumido, no caso de uma empresa de serviço. A margem de lucro real da operação merece atenção à parte: a presunção da Receita Federal, 8% ou 32%, é uma base fixa definida por lei, não a margem efetiva do negócio, então vale comparar os dois números lado a lado. Por fim, a projeção de crescimento para os próximos 12 meses evita que a decisão olhe só para o retrato de hoje, quando a tendência pode levar a empresa a outro patamar em pouco tempo.
Quais custos extras entram na conta além do imposto?
Sair do Simples muda a rotina contábil, não só a alíquota. A empresa passa a ter obrigações que o Simples dispensa ou simplifica, PIS e Cofins com apuração própria e ISS ou ICMS fora da guia única, o que normalmente significa mais horas de contabilidade.
Entre as obrigações que passam a existir no Lucro Presumido estão a ECF e a escrituração contábil completa, que o Simples não exige da mesma forma. Isso não aparece na alíquota, mas aparece na rotina: mais declarações, mais prazos e, na prática, mais tempo dedicado à parte contábil da empresa. Vale colocar esse custo ao lado do que muda no imposto antes de fechar a conta.
Como simular o impacto antes de migrar de verdade?
Antes de formalizar qualquer troca, vale simular os números reunidos, faturamento, folha e margem, e comparar o resultado de hoje com o cenário de crescimento projetado.
Esse comparativo pronto facilita a conversa com o contador na hora de decidir, porque leva para a mesa os números da própria empresa, não uma impressão geral sobre qual regime costuma ser mais vantajoso. Para fazer essa conta com os dados que você já levantou, use a Calculadora do Simples Nacional antes de tomar a decisão.
Perguntas frequentes
Qual é o teto de faturamento do Simples Nacional?
O teto é de receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Entre R$ 3,6 milhões e R$ 4,8 milhões, a empresa já precisa recolher ICMS e ISS separadamente, por fora do DAS, segundo a Receita Federal.
O que acontece se a empresa ultrapassar o teto do Simples?
Se o excesso sobre o teto for de até 20%, a exclusão do Simples Nacional vale só a partir do ano seguinte. Acima de 20%, a exclusão é imediata.
O que é o fator R?
É a razão entre a folha de pagamento e a receita bruta acumuladas nos últimos 12 meses. Quando chega a 28% ou mais, empresas de serviço migram do Anexo V para o Anexo III, com alíquota inicial menor.
Como o Lucro Presumido calcula o imposto sobre o lucro?
A Receita Federal presume um percentual de lucro sobre a receita bruta, 8% para comércio e indústria e 32% para prestação de serviços, e aplica o IRPJ e a CSLL sobre essa base, não sobre o lucro real.
O fator R pode mudar mesmo sem a empresa trocar de regime?
Sim. O cálculo é refeito todo mês com base no acumulado de 12 meses, então se o faturamento cresce mais rápido que a folha, o fator R cai e a faixa de alíquota pode mudar dentro do próprio Simples.