Contas a pagar e a receber: como ter controle

O mesmo cliente está cadastrado duas vezes: uma vez em vendas, outra no financeiro, cada um em uma planilha que não conversa com a outra. E, em algum lugar no meio da bagunça, uma parcela venceu sem que ninguém percebesse.

Essas são as duas dores mais comuns de quem toca o financeiro de uma pequena ou média empresa em planilha separada do que o comercial usa. Não são falhas de atenção: são o resultado esperado de um jeito de controlar contas a pagar e a receber que nasceu desconectado do resto da operação.

Este texto explica o que compõe um controle de contas a pagar e a receber que funciona, e por que ele funciona melhor quando parte do mesmo cadastro de cliente e fornecedor que vendas, PDV ou reservas já usam.

Por que contas a pagar e a receber viram bagunça?

A causa raiz mais comum não é falta de disciplina de quem cuida da planilha: é o mesmo cliente existir cadastrado duas vezes, uma no comercial e outra no financeiro, em sistemas que não trocam informação entre si. Some a isso uma planilha de caixa sem histórico de quem alterou o quê, e o saldo passa a errar sem que ninguém consiga apontar o motivo.

Esse cenário é a regra, não a exceção, entre pequenos negócios brasileiros. Uma pesquisa do Sebrae/PR mostra que 30% dos pequenos negócios ainda controlam as contas em planilha, 25% em caderno, apenas 20% usam aplicativo ou sistema digital, e 10% não fazem nenhum controle financeiro. Controlar contas a pagar e a receber num arquivo isolado do resto da empresa não é um desvio raro: é como a maioria ainda opera.

O que é, na prática, controlar contas a pagar e a receber

Um controle funcional trata cada conta como um título que se divide em parcelas, cada uma com vencimento próprio e status que muda sozinho: pendente, parcial, pago ou vencido, sem alguém precisar marcar manualmente.

Quando cabe, a parcela carrega juros, multa ou desconto, e pode receber anexo. A baixa é feita por parcela, com data e forma de pagamento, e é protegida para que duas pessoas não deem baixa ao mesmo tempo e atropelem o saldo. É essa estrutura, parcela por parcela, que separa um controle de contas a pagar e a receber de uma simples lista de lançamentos numa planilha.

Por que ligar as contas ao cadastro de cliente e fornecedor?

Quando a conta a receber nasce do mesmo cadastro de cliente usado na venda, o cliente é cadastrado uma única vez, e cobrar não exige redigitar nome, documento ou dados de contato.

É esse cadastro compartilhado com o CRM (o mesmo que PDV e Reservas também usam) que garante o valor certo caindo na parcela certa: a conta nasce direto da venda ou da reserva, sem uma etapa manual de relançar o lançamento no financeiro. É esse mesmo cadastro duplicado, entre vendas e financeiro, que a primeira seção deste texto aponta como causa raiz da bagunça.

Como não deixar uma parcela vencer sem perceber?

Em vez de depender de alguém lembrar de abrir a planilha, uma conferência automática pode rodar todas as madrugadas: marca as parcelas que venceram e confere se o saldo bate, sem mexer no dinheiro por conta própria, apenas sinalizando. É essa checagem diária que sustenta o status “vencido” mudando sozinho, mencionado na seção anterior.

O tamanho do problema que esse tipo de conferência ataca aparece num indicador nacional. Segundo a Serasa Experian, o Brasil chegou a 9,2 milhões de CNPJs inadimplentes em julho de 2026, com dívidas somando R$ 238,6 bilhões; micro e pequenas empresas responderam por 8,7 milhões desses negativados, e o setor de serviços concentrou 55,8% do total. Organizar as rotinas de pagamentos e cobranças é parte do que ajuda a evitar entrar nessa estatística, tema tratado com mais profundidade neste guia sobre BPO e terceirização financeira.

Como organizar por centro de custo e plano de contas

Cada pagamento e recebimento pode ser classificado num plano de contas de até 3 níveis e num centro de custo, com rateio por porcentagem quando um mesmo lançamento precisa ser dividido entre mais de um centro.

É essa classificação que muda a pergunta que o financeiro consegue responder: não só “quanto entrou e saiu”, mas “para onde o dinheiro foi”, por área, projeto ou centro de resultado.

Quando vale unificar contas a pagar e a receber com o resto da operação?

O ponto de virada chega quando manter o financeiro numa planilha separada das vendas custa mais em retrabalho e erro do que integrar tudo num único cadastro.

A Tesouraria é o app do Marvee Hub que reúne contas bancárias e caixa, contas a pagar e a receber com parcelas e baixa, plano de contas e centros de custo, no mesmo cadastro de cliente e fornecedor que o CRM, o PDV e as Reservas já usam. Ela não tem preço próprio: o acesso vem da assinatura e das licenças do Hub.