Se você tem uma empresa ou está pensando em abrir o seu próprio negócio, com certeza já se deparou com o termo “certidões negativas“. Mas o que exatamente são essas certidões e por que elas são tão importantes? Basicamente, elas são documentos que comprovam que a sua empresa está em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias.
Ou seja, são um atestado de que você está cumprindo todas as exigências legais para operar de forma regularizada no mercado.
Ter as certidões negativas em dia é indispensável não só para evitar multas e problemas com a Receita Federal ou outros órgãos, mas também para garantir que você tenha acesso a oportunidades como licitações, financiamentos e até novas parcerias comerciais.
No entanto, a obtenção dessas certidões pode ser um processo um pouco burocrático, e a falta de regularidade pode impactar diretamente o seu fluxo de trabalho e a credibilidade do seu negócio.
Vamos explicar, neste post, tudo o que você precisa saber sobre certidões negativas, como obtê-las e como elas podem ser um grande diferencial para a sua empresa.
Boa leitura!
O que são certidões negativas?
As certidões negativas são documentos oficiais emitidos por órgãos públicos que atestam a regularidade de uma pessoa física ou jurídica perante suas obrigações legais.
Elas podem ser exigidas em diversas situações, como participação em licitações, obtenção de financiamentos, celebração de contratos com o poder público ou mesmo para comprovar a idoneidade da empresa perante parceiros comerciais.
No Brasil, existem diferentes tipos de certidões negativas, cada uma relacionada a uma esfera específica:
Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)
Emitida pela Receita Federal, a CND comprova que a empresa está regular com tributos federais, como Imposto de Renda, PIS/Pasep, COFINS, entre outros.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), atesta a inexistência de débitos trabalhistas em nome da empresa.
Certidão Negativa de Débitos Estaduais (CNDE)
Emitida pelas Secretarias da Fazenda dos estados, comprova que a empresa está regular com tributos estaduais, como ICMS e IPVA.
Certidão Negativa de Débitos Municipais (CNDM)
Emitida pelas prefeituras, atesta a regularidade da empresa com tributos municipais, como ISS e IPTU.
Certidão de Regularidade do FGTS
Emitida pela Caixa Econômica Federal, comprova que a empresa está em dia com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Certidão de Regularidade do INSS
Emitida pela Receita Federal, atesta que a empresa está regular com as contribuições previdenciárias.
Por que as certidões negativas são importantes?
Já sabemos que manter as certidões negativas em dia é imprescindível para a saúde financeira e operacional da sua empresa.
Nesse sentido, a ausência dessas certidões pode acarretar uma série de problemas que vão desde dificuldades em fechar contratos até sanções legais. Confira os principais pontos:
Impedimento em licitações
A maioria dos processos licitatórios exige que as empresas participantes apresentem certidões negativas atualizadas. Isso significa que, se sua empresa não estiver regularizada, você estará impedido de participar de processos licitatórios e de competir por contratos públicos, o que pode afetar bastante o crescimento do negócio.
Portanto, para empresas que dependem desse tipo de contrato, estar com as certidões em dia é indispensável para garantir oportunidades de novos negócios.
Dificuldade na obtenção de crédito
Como já mencionado anteriormente, bancos e instituições financeiras costumam solicitar certidões negativas para avaliar a idoneidade da empresa antes de conceder empréstimos ou financiamentos.
Assim, se as certidões não forem apresentadas ou estiverem irregulares, é muito provável que a solicitação de crédito seja negada. Isso, por sua vez, pode impedir investimentos importantes, como a expansão do negócio, aquisição de novos equipamentos ou contratação de novos funcionários.
Obstáculos em parcerias comerciais
Fornecedores e clientes também exigem certidões negativas antes de firmar contratos, principalmente com empresas que visam a continuidade e segurança nas parcerias. Afinal, isso é o que garante que sua empresa está regular perante os órgãos competentes, o que é necessário para evitar riscos financeiros e jurídicos.
Sem a certidão negativa, até mesmo parcerias comerciais estratégicas podem ser comprometidas, prejudicando sua capacidade de negociação e acesso a bons fornecedores.
Risco de multas e sanções
A falta de regularidade fiscal pode resultar em multas, juros e ações judiciais contra a empresa. O não pagamento de impostos, contribuições trabalhistas ou tributos municipais e federais pode gerar cobranças de órgãos competentes, levando a penalidades financeiras pesadas.
Mais que isso, empresas irregulares podem ser alvo de fiscalização mais rígida, o que pode gerar ainda mais complicações legais e custos inesperados.
Como emitir certidões negativas?
Agora que sabemos a importância da certidão negativa, como fazer a emissão delas? Este é um processo que pode variar conforme o tipo e o órgão responsável.
Confira, a seguir, um passo a passo geral para a obtenção das principais certidões:
Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)
Para emitir a CND, o primeiro passo é acessar o portal da Receita Federal. Você precisará informar o CNPJ da sua empresa. Se não houver pendências fiscais, a certidão será emitida automaticamente em formato PDF.
Vale lembrar que essa certidão tem validade de 180 dias a partir da data de emissão, e é importante mantê-la sempre atualizada, principalmente se sua empresa participar de licitações ou precisar de financiamento bancário.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Em relação à CNDT, o processo é igualmente simples. Basta acessar o site do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e informar o CNPJ da empresa.
Assim, se não houver débitos trabalhistas registrados, a certidão será emitida imediatamente. Essa certidão é importante para comprovar que sua empresa não tem pendências com os funcionários ou com as obrigações trabalhistas, o que é vital para firmar parcerias e contratos com segurança.
Certidão Negativa de Débitos Estaduais (CNDE)
- Acesso: Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está registrada.
- Informações Necessárias: Informe o CNPJ da empresa.
- Emissão: A certidão será emitida conforme as regras e prazos estabelecidos pelo estado.
A Certidão Negativa de Débitos Estaduais pode ser emitida através do site da Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está registrada. Assim como as demais, é necessário informar o CNPJ da empresa.
O tempo de emissão e as regras podem variar conforme o estado, mas geralmente, se sua empresa não tiver pendências com o ICMS e outros tributos estaduais, a certidão será liberada sem dificuldades.
Certidão Negativa de Débitos Municipais (CNDM)
Para a Certidão Negativa de Débitos Municipais, o processo também envolve acessar o site da Prefeitura do município onde a empresa está registrada. Informe o CNPJ da empresa e, de acordo com as normas municipais, a certidão será emitida.
Em muitos casos, os tributos municipais envolvem o ISS, IPTU e outras taxas locais, e manter esses pagamentos em dia é importante para a regularização do negócio.
Certidão de Regularidade do FGTS
Já a Certidão de Regularidade do FGTS pode ser emitida diretamente pelo site da Caixa Econômica Federal. Nesse caso, ao informar o CNPJ da empresa, a certidão será gerada na hora, caso não haja pendências com o Fundo de Garantia.
Vale ressaltar que ter a regularidade do FGTS em dia é importante não só para a emissão dessa certidão, mas também para evitar problemas legais com seus colaboradores.
Certidão de Regularidade do INSS
Por fim, para obter a Certidão de Regularidade, basta acessar o site da Receita Federal e informar o CNPJ da empresa. A certidão será emitida automaticamente, caso não haja pendências nas contribuições previdenciárias.
Como mencionado anteriormente, essa certidão é imprescindível para comprovar que sua empresa está em dia com as obrigações do INSS, o que também afeta diretamente a regularidade fiscal e, claro, a boa reputação da sua empresa no mercado.
O que fazer se não conseguir emitir a certidão?
Caso o sistema informe que a certidão não pode ser emitida, isso indica a existência de pendências fiscais, trabalhistas ou tributárias. Nessa situação, é necessário:
Consultar a situação fiscal
Acesse o Portal e-CAC da Receita Federal para verificar as pendências. Nesse portal, você poderá consultar todos os débitos registrados em nome da sua empresa, como tributos não pagos ou declarações pendentes. Essa consulta ajudará a entender a origem do problema.
Regularizar as pendências
Efetue o pagamento dos tributos em atraso, entregue as declarações pendentes ou resolva as questões trabalhistas. Se o problema for fiscal, pague os impostos ou regularize o parcelamento.
Caso envolva declarações não enviadas, efetue o envio delas. E, se for uma pendência trabalhista, regularize os direitos dos colaboradores ou busque a mediação com a Justiça do Trabalho.
Aguardar a atualização
Após a regularização, aguarde de 2 a 5 dias úteis para que o sistema atualize as informações. A Receita Federal e outros órgãos competentes precisam desse tempo para processar e refletir as mudanças no sistema.
Passado esse período, tente emitir a certidão novamente. Se o problema persistir, entre em contato com o órgão responsável para esclarecimentos.
Conclusão
As certidões negativas são, indiscutivelmente, documentos primordiais para comprovar a regularidade da sua empresa perante os órgãos públicos e privados.
Portanto, manter essas certidões em dia é um fator necessário e prioritário para evitar obstáculos em processos licitatórios, obtenção de financiamentos e celebração de contratos.
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