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Tudo o que você precisa saber sobre Gestão Financeira

TUDO GESTÃO FINANCEIRA

O que é Gestão Financeira?

Antes de falarmos sobre Gestão Financeira, responda com sinceridade: você sabe o que é GESTÃO?

Para simplificar, podemos dizer que gestão é um conjunto de princípios relacionados às funções de planejar, organizar, dirigir e controlar uma companhia. 

Logo, Gestão Financeira é um conjunto de princípios de planejar, dirigir e controlar as FINANÇAS de uma organização.

Mas antes de falarmos em como realizar uma gestão financeira adequada para o seu negócio, convido você a refletir sobre estes 05 processos existentes em todas as empresas:

  1. Criação de valor: descobrir as necessidades das pessoas e se encarregar da criação de uma solução que resolva o problema delas.
  2. Marketing: comunicar para o mercado sobre o seu produto ou o seu serviço para que as pessoas saibam que ele existe e atrair potenciais clientes.
  3. Vendas: converter os potenciais clientes em clientes pagantes.
  4. Operações: entregar aos seus clientes aquilo que eles compraram.
  5. Finanças: gerar lucro o suficiente para que os esforços empregados valham a pena.

De forma resumida, os 05 processos mencionados acima sintetizam a razão de existir de qualquer negócio. Parece simples e é mesmo!

Agora eu preciso dar uma notícia que pode soar muito mal aos seus ouvidos, mas eu não posso deixar de contar que se a sua empresa não está gerando lucro, o seu problema não está no financeiro!

Pense pelo seguinte aspecto: as finanças de uma empresa são um reflexo das decisões tomadas pelo Gestor.

Se você tem uma conta para receber significa que você se encarregou de criar um produto ou um serviço e convenceu algum cliente, através do seu marketing e vendas, a comprá-lo. Já se você tem uma conta a pagar significa que você, como gestor, decidiu comprar algum produto ou contratar algum serviço necessário à operação do seu negócio. Você percebe, agora, porque o financeiro é uma consequência de uma decisão que já foi tomada?

Você pode estar se perguntando: se uma boa Gestão Financeira não garante que a minha empresa seja lucrativa, por que fazê-la com qualidade? É pelo mesmo motivo que você realiza exames para apresentar para o seu médico! Imagine você indo para uma consulta médica sem ter em mãos os exames solicitados. Como o seu médico poderá realizar o diagnóstico correto e lhe recomendar o tratamento adequado?

Realizar a Gestão Financeira da sua empresa lhe permitirá entender os resultados que estão sendo gerados pelo seu corebusiness, ou seja, entender se todo o esforço dos processos 1, 2, 3 e 4, mencionados acima, fazem ou não sentido!

Portanto, caro empreendedor, este artigo tem por objetivo apresentar alguns dos principais conceitos e indicadores financeiros que lhe permitirão entender melhor sobre a saúde financeira do seu negócio e tomar melhores decisões.

Princípio da Entidade

É muito comum, especialmente no começo do negócio, o empreendedor “misturar os bolsos da calça”, movimentando valores provenientes da sua atividade comercial na sua conta bancária da pessoa física.

Respeitar essa separação é o que chamamos de Princípio da Entidade, ou seja, respeitar que as receitas e as despesas vinculadas à atividade da empresa não devem ser movimentadas na conta da pessoa física, e sim da pessoa jurídica!

Então aqui vai a primeira dica: independente do tamanho do seu negócio, seja ele um MEI ou uma S/A, não misture as contas!

Isso também vale para quando você já tiver a sua conta bancária da pessoa jurídica: não pague suas contas pessoais pela conta da empresa. Prefira fazer uma distribuição lucros (caso haja lucros para distribuir) e pague as suas despesas pessoais pela sua conta pessoal.

Quando você não faz isso, além de bagunçar completamente os seus dados e a sua contabilidade, você ainda corre um sério risco de ser fiscalizado e ter que pagar juros, multas e tributos maiores do que se pagaria se estivesse respeitando o Princípio da Entidade.

Regime de Caixa e Regime de Competência

Por acaso você já recebeu aquele balancete do seu contador apresentando um lucro acumulado mas, ao olhar para o seu saldo bancário, você se questionou: cadê essa grana que não está aqui na conta?

Pois então…

Um dos principais motivos que fazem com que essa “conta não feche” é a diferença entre o Regime de Caixa e o Regime de Competência.

O regime de competência leva em consideração a data do fato gerador na sua contabilização.

Para exemplificar, vamos simular de forma simplificada as seguintes movimentações:

  1. A venda de um projeto para um cliente no valor de R$ 12.000,00 em 6 parcelas de R$ 2.000,00.
  2. A compra de um computador no valor de R$ 4.000,00, em 10 parcelas de R$ 400,00.

Hipoteticamente, ambos os movimentos foram realizados no mês de janeiro/2022.

Abaixo, temos a representação dos fluxos em cada um dos regimes:

Observe a diferença: no Regime de Competência, a contabilização da venda do projeto e da compra do computador ocorreu no mesmo mês, de acordo com o fato gerador que, não coincidentemente, também é a data da emissão da nota fiscal.

Já no regime de caixa, a movimentação respeitou as datas de pagamento e recebimento, portanto, como o nome sugere, quando houve movimentação no caixa a empresa.

Agora imagine que o seu contador tenha lhe enviado um balancete no mês de março, referente aos períodos de janeiro e fevereiro acumulados. No balancete, seria apresentado um lucro acumulado de R$ 8.000,00, já no caixa da sua empresa, você teria um saldo acumulado de R$ 3.200,00 (R$ 1.600,00 de resultado de caixa em cada um desses meses).

Portanto, entender a diferença entre o regime de caixa e o regime de competência lhe permitirá avaliar dois indicadores muito importantes, que são eles:

  • Lucro: obtido através dos lançamentos contábeis, respeitando o regime de competência.
  • Geração de caixa: obtido através dos lançamentos da tesouraria, respeitando o regime de caixa.

E agora eu te faço uma provocação: quando chega o dia da folha de pagamento, você paga os seus funcionários com o lucro ou com o caixa?

Sim, você utiliza o CAIXA! E é por isso que logo nós vamos falar sobre o queridinho dos gestores financeiros: o FLUXO DE CAIXA.

Categorização de Receitas e Despesas

Por um acaso você já se deparou com algumas das situações abaixo?

  • Ver o seu extrato bancário e não conseguir saber ao que se refere algum débito ou crédito?
  • Tentar analisar a sua fatura do cartão de crédito e, pela descrição do lançamento, não saber do que se trata?
  • Tentar avaliar os seus custos fixos pra saber se as suas receitas são compatíveis aos seus gastos e não conseguir fazer uma média ou projeção?

O principal motivo para isto acontecer é a falta da categorização das receitas e despesas!

Sabe aquela situação onde “não lembro nem o que comi ontem!”?. Tenho certeza que já aconteceu com você. E aí, me conta: você lembra tudo o que que gastou no mês passado ou mesmo na semana passada? Aposto que não!

Então aqui vai uma dica muito importante: tenha um rotina, preferencialmente diária, para realizar a suas rotinas financeiras. E isso inclui o lançamento e a categorização dos pagamentos e recebimentos.

Para que você consiga ter um entendimento claro das suas movimentações, será necessário categorizar cada uma delas de acordo com o seu plano de contas financeiro, que falaremos a seguir.

Plano de Contas Financeiro

Diferente do plano de contas contábil, o plano de contas financeiro possui um viés gerencial, permitindo que você faça ajustes de acordo com o seu modelo de negócio.

É comum encontrarmos dentro dos softwares de gestão um campo onde podemos atribuir qual será a conta contábil vinculada àquela categoria financeira. Chamamos isto de “de ➝ para”, ou seja, as movimentações financeiras que ocorrerem na conta financeira em questão serão espelhadas na conta contábil definida.

Na Marvee, utilizamos uma metodologia de plano de contas financeiro bem particular. Este plano de contas foi criado após avaliarmos centenas de fluxos financeiros de diversos clientes, de diversos setores.

Um dos principais diferenciais do plano de contas utilizado na Marvee é a separação das movimentações operacionais das não operacionais. A ideia é conseguirmos avaliar, através do regime de caixa, os resultados financeiros que estão sendo gerados.

Basicamente, segregamos, já no primeiro nível do plano de contas (aquele grande totalizador de receitas e despesas), cinco níveis macro de lançamentos, que são eles:

01. Receitas Operacionais: provenientes da atividade fim da empresa. Em uma agência de marketing, por exemplo, são as receitas provenientes dos valores pagos pelos clientes pelos serviços prestados, sejam eles recorrentes ou pontuais.

02. Despesas Operacionais: referentes à manutenção do negócio e o custo necessário para realizar as entregas. Alguns exemplos de despesas operacionais são os impostos, despesas com pessoal, ferramentas e sistemas, aluguel e estrutura, despesas administrativas, tarifas bancárias etc.

03. Receitas Não Operacionais: entradas de caixa não provenientes da atividade fim da empresa, ou seja, receitas que não vieram dos serviços prestados. Exemplos: aporte de capital feitos pelos sócios, créditos de empréstimos, venda de algum ativo ou bem de pequeno valor etc.

04. Despesas Não Operacionais: saídas de caixa para pagar despesas que não estão diretamente ligadas à prestação dos serviços para os clientes. Exemplos: pagamento de empréstimos, compra de ativos e bens de pequeno valor, pagamento de despesas dos clientes etc.

05. Distribuição de Lucros: saídas de caixa para distribuir lucros para os sócios.

Essa padronização permitirá avaliarmos, através do nosso fluxo de caixa, a Geração de Caixa Operacional e Geração de Caixa Líquido.

Mas antes disso, é importante que a gente consiga entender como o “caixa é gerado”, através da análise do fluxo de caixa.

Fluxo de Caixa

Apesar de parecer complexa, uma das ferramentas mais poderosas da gestão financeira é, na realidade, um tanto quanto simples.

Bora exercitar para fixar:

Imagine que você abriu uma conta bancária no dia 1º de janeiro. Logo, esta conta no dia 01/jan terá um saldo de R$ 0,00.

Hipoteticamente, durante o mês de janeiro, você recebeu dos seus clientes o somatório de R$ 10 mil (créditos) e pagou contas diversas totalizando R$ 7 mil (débitos). Logo, o seu saldo realizado (disponível em conta) no final do mês será de R$ 3 mil, conforme ilustrado abaixo. Este resultado chamamos de Geração de Caixa.

No início do mês de Fevereiro, você iniciará o período com aquele saldo de R$ 3 mil reais, que foi o valor remanescente no seu caixa (geração de caixa) do período anterior.

Portanto, podemos dizer que o fluxo de caixa nada mais é do que o resultado da seguinte equação:

Saldo Final do Período = Saldo Inicial do Período + Geração de Caixa.

Exemplificando:

R$ 3 mil = R$ 0,00 + (R$ 10 mil – R$ 7 mil)

Tranquilo, não é mesmo?

Existem duas principais formas de avaliarmos o fluxo de caixa, que são elas:

  • Fluxo de Caixa Realizado: considera as movimentações já realizadas, que movimentaram as contas de disponibilidade da empresa, conforme o exemplo acima.
  • Fluxo de Caixa Previsto: considera as movimentações programadas para acontecer..

Dando sequência ao nosso exemplo:

Imagine que estamos no dia 1º de fevereiro e, ao lançarmos as provisões na nossa planilha ou no nosso software, temos uma previsão de receber no mês o valor de R$ 15 mil e pagar o valor total de R$ 10 mil.

Logo, para calcularmos o nosso caixa previsto para o último dia do mês de fevereiro realizarmos a seguinte equação:

Saldo Previsto = Saldo inicial + Receitas Previstas – Despesas Previstas

Pronto, agora você já entendeu o funcionamento do fluxo e caixa! Falei que era simples, não é mesmo?

Agora que já conseguimos entender como o “caixa é gerado”, chegou a hora de avaliarmos a composição desse resultado, utilizando-nos da metodologia de categorização de receitas e despesas, apresentada acima.

Geração de Caixa Operacional

Considerado por muitos gestores financeiros como o principal indicador de saúde financeira do negócio, a Geração de Caixa Operacional nada mais é do que o valor que sobra na conta da empresa após receber dos seus clientes e pagar as suas despesas do mês, sem considerar os movimentos NÃO operacionais.

Em resumo:

Exemplificando:

Imagine que você iniciou o mês de fevereiro com R$ 3 mil reais de saldo na sua conta bancária. Neste mês, você recebeu dos seus clientes um total de R$ 15 mil e teve R$ 8 mil reais de despesas operacionais. Logo, a sua geração de caixa operacional será de R$ 7.000,00 (R$ 15.000,00 – R$ 8.000,00) e o seu saldo no final do período será de R$ 10.000,00 (R$ 3.000,00 + 7.000,00) conforme ilustrado abaixo:

Em síntese, isso significa que a sua operação (a atividade fim da empresa) colocou no caixa mais R$ 7 mil reais no período.

E é por isso que este indicador é tão importante!

Quando analisamos a Geração de Caixa Operacional de vários períodos acumulados (geralmente meses), é possível avaliarmos se as margens estão saudáveis ou se serão necessárias ações para otimizarem os resultados.

Mas, apesar de a Geração de Caixa Operacional ser um dos melhores indicadores para avaliarmos as finanças da empresa, precisamos contemplar também na nossa análise os lançamentos não operacionais. Afinal de contas, os não operacionais também movimentam o caixa da empresa, compondo a Geração de Caixa Líquido.

Geração de Caixa Líquido

O resultado de caixa líquido é o que adiciona ou subtrai o saldo da conta considerando TODAS as movimentações financeiras, sejam elas operacionais ou não operacionais.

Em resumo:

Exemplificando:

Imagine que no mês de fevereiro, conforme o exemplo anterior, a empresa obteve uma Geração de Caixa Operacional de R$ 7 mil reais. Porém, após os recebimentos e pagamentos operacionais, ainda foi necessário realizar o pagamento de R$ 2 mil reais em empréstimos e mais R$ 3 mil reais de distribuição de lucros para os sócios. Logo, o seu saldo no final do período foi de R$ 5.000,00 conforme é possível ver abaixo:

Em resumo, o saldo final sempre será composto pelo saldo inicial mais a geração de caixa líquido, independentemente da geração de caixa operacional.

Infelizmente, é bastante comum encontrarmos negócios onde a geração de caixa operacional não comporta o pagamento das despesas não operacionais, resultando em um cenário de endividamento ou até mesmo de falência.

Por isso, um olho no peixe e outro no gato! Mesmo que você, empreendedor, tome crédito e gere um resultado de caixa líquido positivo, é importante avaliar se a atividade fim do seu negócio (geração de caixa operacional) está saudável!

Dinheiro na conta não é sinônimo de uma boa saúde financeira! Geração de caixa operacional, sim!

Margem de Contribuição

“Que bicho é esse!?” você pode estar se perguntando…

Margem de contribuição é o resultado gerado após deduzir as despesas variáveis das receitas provenientes da atividade fim da empresa, isto é, as receitas operacionais como vimos acima.

Mas, afinal, para que serve essa informação?

Para sabermos quanto dinheiro a empresa consegue gerar, a partir de suas vendas, para pagar os custos e despesas fixas e ainda gerar lucro!

Além disso, com essa informação você poderá:

  • Descobrir qual o seu ponto de equilíbrio (que falaremos a seguir);
  • Entender se o seu preço de venda está adequado;
  • Criar estratégias de descontos;
  • Entender qual linha de produto ou serviço é mais lucrativa para a empresa e qual traz prejuízo.

Fique atento à dica: para a margem de contribuição, quanto maior, melhor!

Ponto de Equilíbrio Financeiro

Ao iniciarmos um negócio, especialmente no segmento de prestação de serviços, é comum que as margens de lucro sejam relativamente altas, afinal, a estrutura de custos do negócio é praticamente a necessidade de retirada do próprio dono.

Porém, com o passar do tempo e com o crescimento da empresa, é natural que surjam outras categorias de despesas para sustentar a chegada de novos clientes e novos colaboradores. É nessa hora que o gestor deve conseguir relacionar a necessidade de novas receitas para viabilizar a manutenção das margens de lucro.

Você, gestor, já se pegou pensando algo do tipo: “quanto eu precisarei faturar a mais para pagar mais este custo fixo?”.

Pois é, mais do que nunca, conhecer o ponto de equilíbrio financeiro do negócio é decisivo para tomar decisões mais assertivas e não colocar em risco a saúde do negócio.

Mas como ter este controle sempre em mãos?

Passo 01: Agrupe as informações necessárias

O primeiro passo para chegar a este cálculo, é registrar e categorizar todas as entradas e saídas da empresa.

Aqui vai um exemplo básico de uma estrutura de plano de contas financeiro para uma empresa de serviços:

Agora, basta definir para cada movimentação a categoria mais adequada!

Passo 02: Encontre a margem de contribuição

Como já sabemos, a margem de contribuição é o resultado obtido após deduzirmos das receitas todos os custos e despesas variáveis.

Exemplificando:

Passo 03: Calcule o ponto de equilíbrio

Para calcular o ponto de equilíbrio do seu negócio, basta dividir o somatório dos seus custos e despesas fixas pelo percentual da margem de contribuição, conforme exemplo abaixo:

Passo 04: Interprete o resultado!

Neste exemplo utilizado, para que a sua empresa consiga cumprir com todas as obrigações relacionadas aos custos fixos e variáveis, será necessário faturar o valor de R$ 71,4 mil.

Quanto menor for a sua margem de contribuição ou maior for o seu custo fixo, maior será também a necessidade de faturamento para sair do zero-a-zero.

Outros indicadores de sustentabilidade para o seu negócio

Há outros indicadores importantes para avaliar a sustentabilidade e a saúde financeira do seu negócio.

O ticket médio, por exemplo, é uma das métricas mais citadas quando o assunto é sucesso em vendas. O termo “ticket médio” refere-se ao valor médio das vendas de um período. Ele é um indicador de desempenho, mostrando o quanto a área comercial consegue fechar negócios mais vantajosos para a empresa. Para encontrar este resultado, basta calcular quantas vendas foram feitas e o faturamento total delas em um determinado período.

Também temos o CAC que significa custo de aquisição de clientes. Este indicador é uma métrica tanto financeira como da área de marketing e vendas que, como o nome sugere, aponta ocusto médio de todos os seus esforços para adquirir um novo cliente, ou seja, quanto um cliente custa para ser convertido. Quanto menor o CAC mais lucro você tem com uma venda!

Outro indicador importante é o LTV, sigla em inglês para Lifetime Value e, em tradução livre o termo significa “valor vitalício”. Ele mensura o lucro que um cliente gera para uma empresa enquanto mantém um relacionamento com ela. Para calcular o LTV basta dividir o ticket médio pela média de compras por cliente ao ano e multiplicar este resultado pela média de tempo de retenção de clientes.

Mas fiquei tranquilo e tranquila que vamos aprofundar estes indicadores em outro blogpost!

Então te convido a continuar acompanhando nossos conteúdos.

Manoel Victor Tomaz

CEO Marvee

CRA-SC nº 32426


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