Lidar com as finanças de uma empresa nunca foi uma tarefa simples. Se você já teve que organizar uma pilha de contas a pagar, gerenciar prazos de cobranças e, de quebra, controlar o fluxo de caixa, sabe o quanto isso pode ser desafiador.
Muitas vezes, parece que o tempo simplesmente não é suficiente para dar conta de todas essas tarefas. O que parecia ser uma simples questão de “pagar contas em dia” acaba virando uma maratona de números, prazos e planilhas, onde qualquer erro pode custar caro para a saúde financeira do seu negócio.
E se você descobrisse que é possível simplificar todo esse processo? Sim, é possível ter uma tesouraria organizada, sem aquele stress diário de se preocupar com vencimentos ou de perder o controle das cobranças.
O segredo está em um bom planejamento, o uso de ferramentas certas e, claro, em um sistema eficiente de agendamento de pagamentos e cobranças.
Neste artigo, vamos explorar como descomplicar a tesouraria da sua empresa, tornando o processo de agendamento e controle de pagamentos uma tarefa tranquila e sem complicação.
A ideia é mostrar que, com a estratégia certa e as ferramentas adequadas, você pode transformar o caos financeiro em uma operação simples e eficiente. Vamos entender como organizar pagamentos, realizar cobranças de forma pontual e usar a automação a seu favor para manter tudo em dia, sem estresse e com muito mais controle!
O desafio da tesouraria nas empresas
Quem nunca sentiu o peso da tesouraria nas costas? Com tantas tarefas, compromissos e prazos se acumulando a cada dia, é fácil perder o controle e se sentir sobrecarregado. E, se a gestão não for bem feita, o que poderia ser uma simples rotina de pagamentos e recebimentos pode se transformar em um pesadelo financeiro.
Mas o pior cenário, que muitos empresários enfrentam, não é nem a sobrecarga de tarefas – é a consequência de um pequeno deslize: um pagamento atrasado, uma cobrança não realizada no momento certo, um fluxo de caixa desorganizado.
Esses erros podem gerar custos extras com multas, juros e até afetar negativamente o relacionamento com fornecedores e clientes. No mundo dos negócios, o tempo e o controle financeiro são vitais, e a falta de organização pode ter um impacto maior do que imaginamos.
Porém, nem tudo está perdido! A boa notícia é que é totalmente possível simplificar esse processo, organizando as finanças de forma eficiente e sem estresse.
O segredo está em,como já comentado, usar as ferramentas certas, implementar boas práticas financeiras e, acima de tudo, ter um planejamento claro.
Com isso, você garante que os pagamentos e as cobranças sejam feitos na hora certa, evita surpresas desagradáveis e mantém o controle sobre o fluxo de caixa da sua empresa, tornando o processo muito mais tranquilo e menos propenso a erros.
Ao seguir essas etapas, a tesouraria deixa de ser um obstáculo e passa a ser um aliado da saúde financeira do seu negócio.
Como organizar os pagamentos de forma eficiente?
Agora que sabemos alguns dos fatores que devem ser a base para ter uma tesouraria eficiente e aliada aos seus negócios, vamos ver como você pode começar a organizar os pagamentos da sua empresa e transformar essa tarefa em algo simples e sem dor de cabeça:
1. Utilize um software de gestão financeira
Se você ainda não utiliza um software de gestão financeira, saiba que está perdendo uma grande oportunidade de ganhar eficiência. Ferramentas de gestão financeira são como super-heróis para a tesouraria: elas centralizam todas as informações financeiras da sua empresa, desde as contas a pagar até os relatórios de fluxo de caixa.
Com um sistema assim, você pode ter um controle completo das suas finanças, tudo em um único lugar.
Além disso, muitos desses softwares oferecem funcionalidades como agendamento automático de pagamentos, alertas de vencimento e até conciliação bancária.
Isso quer dizer que, com apenas alguns cliques, você pode agendar os pagamentos para que sejam feitos automaticamente no dia certo e ainda ser lembrado sobre os vencimentos com antecedência.
Ou seja, nada de deixar as contas passarem do prazo e gerar multas desnecessárias. É muito mais organização e eficiência no seu dia a dia!
2. Crie uma agenda de pagamentos
Ter uma agenda de pagamentos é indispensável para garantir que nada passe batido. Parece simples, mas acredite, é uma estratégia que faz toda a diferença.
Uma agenda ou calendário de pagamentos vai te ajudar a visualizar de forma clara todas as datas de vencimento, evitando o risco de perder algum prazo importante. Você pode usar ferramentas como o Google Calendar ou até mesmo uma agenda digital personalizada para isso.
Vale lembrar que, ao criar essa agenda, é importante priorizar os pagamentos de acordo com a urgência e impacto na operação da empresa.
As contas de fornecedores, salários ou impostos devem ser pagas sempre em dia, enquanto outras despesas podem ser programadas de maneira mais flexível. Nesse sentido, estabelecer uma rotina semanal para revisar os pagamentos e fazer um planejamento de curto prazo vai te ajudar a se preparar e evitar surpresas de última hora.
3. Organize as contas por categoria
Uma das melhores formas de manter o controle de todas as contas a pagar é organizá-las por categoria. Isso pode ser feito facilmente em seu sistema de gestão financeira, ou até mesmo manualmente, criando pastas ou planilhas.
Ao dividir os pagamentos em categorias como fornecedores, impostos, salários e serviços, por exemplo, você consegue visualizar melhor suas despesas recorrentes e extraordinárias, facilitando o planejamento do fluxo de caixa.
Essa organização permite que você tenha uma visão clara das obrigações mensais da empresa e possa planejar melhor o pagamento dessas contas de acordo com a disponibilidade de caixa.
Como realizar cobranças sem estresse?
Já percebemos que a organização dos pagamentos é importante, mas as cobranças também precisam de atenção especial.
Afinal, sem uma boa gestão de recebimentos, não há como manter as operações da empresa em pleno funcionamento. Atrasos nos pagamentos podem afetar o fluxo de caixa e até comprometer o relacionamento com clientes e fornecedores.
Mas a boa notícia é que, com alguns processos bem definidos e ferramentas adequadas, você pode realizar cobranças de forma eficiente, sem criar tensão ou perder tempo. Vamos ver como:
1. Envie lembretes de vencimento
Uma das formas mais eficazes de garantir que seus clientes paguem em dia é simplesmente lembrá-los do vencimento. Muitas vezes, as pessoas simplesmente esquecem, e um lembrete pode ser a diferença entre um pagamento pontual e um atraso.
A melhor parte é que isso pode ser feito de maneira totalmente automatizada, poupando seu tempo e aumentando as chances de pagamentos em dia.
Com o uso de ferramentas automatizadas, você pode programar lembretes via email, SMS ou até mesmo aplicativos de mensagens, como o WhatsApp. Essas ferramentas podem ser configuradas para enviar notificações nos dias que antecedem o vencimento e até no próprio dia de vencimento, lembrando de forma clara e objetiva sobre o pagamento.
Além disso, um lembrete amigável pode fortalecer o relacionamento com o cliente, mostrando que você se importa em manter as coisas organizadas.
E, se você tiver uma plataforma de pagamento integrada, o cliente pode acessar rapidamente as instruções para efetuar o pagamento, tornando o processo ainda mais simples.
2. Ofereça facilidades de pagamento
Quanto mais fácil for o processo de pagamento, maiores as chances de o cliente pagar em dia. Para isso, ofereça diversas formas de pagamento. Nem todos os clientes têm o mesmo perfil ou preferência, por isso, quanto mais opções você fornecer, melhor.
As formas mais comuns incluem transferências bancárias, boletos e cartões de crédito, mas também vale a pena considerar soluções mais modernas, como pagamentos online via aplicativos como Pix, PayPal ou plataformas de pagamento como Mercado Pago.
Essas opções garantem agilidade para o cliente, que pode efetuar o pagamento de onde estiver, no momento que for mais conveniente.
Dessa forma, ao tornar o processo de pagamento mais simples e rápido, você não só facilita a vida do cliente, mas também reduz o risco de atrasos, pois ele pode escolher o método que mais se adapta à sua rotina.
3. Estabeleça políticas claras de cobrança
Estabelecer uma política de cobrança clara e transparente desde o início é imprescindível para evitar mal-entendidos e facilitar a negociação.
Defina prazos de pagamento, ofereça descontos por adiantamento ou juros por atraso, e comunique essas condições de maneira simples e objetiva. Assim, tanto sua empresa quanto seus clientes sabem exatamente o que esperar.
É importante deixar claro também as consequências em caso de atraso, como multas, juros ou a suspensão de serviços. Isso não só cria uma base legal sólida, mas também ajuda a manter a relação profissional e sem complicação.
Não se esqueça de enviar o contrato ou as condições de pagamento com antecedência, para que o cliente tenha tempo de ler e concordar com os termos.
4. Tenha um sistema de gestão de cobranças
Assim como a gestão de pagamentos, a gestão de cobranças precisa ser bem estruturada. Para garantir que nada passe despercebido, utilize um sistema de gestão de cobranças que organize todas as faturas pendentes, envie alertas automáticos e até gere relatórios de inadimplência.
Com um bom sistema, você consegue monitorar todos os pagamentos de forma centralizada, ver quais clientes estão com faturas abertas e até segmentar aqueles que estão com pagamentos atrasados.
Mais que isso, é possível ter um histórico completo de transações, o que facilita o acompanhamento das cobranças e a tomada de decisões sobre como lidar com clientes inadimplentes.
O papel do agendamento automático na tesouraria
Com os pontos anteriores, podemos notar que o agendamento automático de pagamentos e cobranças é um dos maiores aliados de uma tesouraria descomplicada.
Isso porque, ao contar com essa funcionalidade, é possível programar todas as transações financeiras de forma antecipada, sem a necessidade de se preocupar com o cumprimento de prazos manualmente.
Vale adicionar que essa tecnologia pode ser integrada a sistemas de gestão financeira, onde o empresário define as datas e valores, e o sistema realiza os pagamentos automaticamente, com base nas condições previamente estabelecidas.
Como a Marvee pode ajudar?
A Marvee é um planejador financeiro especializado em BPO financeiro. Com software próprio e um app exclusivo, ela atua como uma ponte facilitadora de gestão financeira de empresas, simplificando o controle de pagamentos, cobranças e fluxo de caixa, tudo de forma automatizada e sem estresse.
Dessa forma, sua empresa conta com uma equipe de especialistas que realiza reuniões de alinhamento mensais, garantindo que suas finanças estejam sempre no caminho certo.
Vale adicionar que as soluções da Marvee são personalizadas, atendendo empresas de diferentes portes e segmentos.
Portanto, se você quer descomplicar a tesouraria da sua empresa, a Marvee é a parceira ideal! Conheça mais de suas soluções no site da Marvee e transforme a gestão financeira do seu negócio de forma simples e eficiente.
Conclusão
Agendar pagamentos e cobranças de forma eficiente é, sem dúvidas, uma etapa primordial para garantir a saúde financeira de qualquer empresa.
Seguindo os procedimentos certos, como os que vimos na leitura, além do suporte de especialistas, é possível transformar a tesouraria de um processo estressante em algo simples e controlado.
E nesse sentido, a Marvee pode ser sua aliada nesse processo, oferecendo soluções que vão desde a automação de pagamentos até o suporte contábil completo, permitindo que você se concentre no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
